Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Beim Ausstellen für betroffene inländische B2B-Umsätze laufen Übergangsfristen aus: 2027 für Aussteller über 800.000 € Vorjahresumsatz, 2028 für die weiteren betroffenen Fälle. Ausnahmen bleiben bestehen.
Eine PDF ist keine E-Rechnung
Das ist der häufigste Irrtum, den wir bei Kunden hören. Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist für das Finanzamt eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Buchhaltungssoftware lesen kann, ohne dass jemand etwas abtippt.
In Deutschland sind das vor allem zwei Formate. Die XRechnung ist reines XML: ohne passendes Programm für Menschen unlesbar, für die Buchhaltung ideal. Bundesbehörden verlangen sie schon seit 2020. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML-Datei. Sie sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält die Daten aber zusätzlich maschinenlesbar. Gültig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die einfachsten Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht.
Die Fristen im Überblick
- Empfang ermöglichenAuch Kleinunternehmer müssen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.
- Ausstellen bei mehr als 800.000 €Die allgemeine Übergangsfrist endet bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz 2026. Bis zu dieser Grenze läuft sie bis Ende 2027.
- Übergangsfristen endenDie Ausstellungspflicht gilt für die übrigen betroffenen inländischen B2B-Umsätze; dauerhafte Ausnahmen bleiben.
Für bestimmte EDI-Verfahren gibt es ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027. Ob eine Pflicht oder Ausnahme für Ihren Betrieb greift, klärt Ihr Steuerberater. Details: FAQ des Bundesfinanzministeriums und Überblick der Finanzverwaltung.
Was Sie jetzt tun sollten
- Pflicht und Frist klären. Prüfen Sie mit Ihrem Steuerberater Umsatzgrenze und mögliche Ausnahmen.
- Rechnungsprogramm prüfen. Unterstützt es die benötigten Formate? Wir helfen bei Auswahl und Einrichtung, unter anderem mit Lexware Office. Den passenden Funktionsumfang prüfen wir vorab. Wir sind seit 2023 zertifizierter Lexware-Partner.
- Den Eingang organisieren. Am besten eine feste Adresse wie rechnung@ihre-firma.de, die nicht im Postfach einer einzelnen Person untergeht. Dazu ein Programm, das XRechnungen lesbar anzeigt. Sonst steht im Anhang nur Datensalat.
- Richtig archivieren. Maßgeblich ist die XML-Datei, nicht das hübsche PDF daneben. Sie muss für die gesamte Aufbewahrungsfrist unverändert und auffindbar gespeichert bleiben. Kommen die Rechnungen per E-Mail, archiviert MailStore sie samt Anhang automatisch mit.
- Kunden und Lieferanten fragen. Wer bekommt welches Format an welche Adresse? Für Rechnungen an Behörden brauchen Sie zusätzlich deren Leitweg-ID.
Lexware Office mit G-DS: Als zertifizierter Lexware-Partner richten wir Lexware Office (früher lexoffice) für Sie ein, übernehmen Kunden- und Artikeldaten und zeigen Ihnen, wie E-Rechnungen im Alltag laufen. Vorher ausprobieren können Sie es über unseren Demo-Zugang.
Partnerlink: Wenn Sie über diesen Link Lexware Office buchen, erhält G-DS gegebenenfalls eine Provision.
Wobei wir helfen
Für die meisten kleinen Firmen ist die Umstellung kein großes Projekt, solange man sie nicht auf den 30. Dezember schiebt. Wir schauen uns Ihr Rechnungsprogramm, den Posteingang und die Archivierung an und sagen Ihnen, was fehlt. Wenn es ein neues Programm sein muss, richten wir es ein und übernehmen Ihre Kunden- und Artikeldaten, so wie zuletzt beim Umstieg eines Kunden von OrgaPlan auf Lexware Warenwirtschaft. Eine kurze Nachricht genügt, per WhatsApp oder an info@g-ds.de.
Dieser Beitrag ist ein Überblick aus der IT-Praxis und keine Steuerberatung. Was genau für Ihr Unternehmen gilt, klärt Ihr Steuerberater. Stand: November 2026.