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E-Mail-Postfach in Outlook einrichten
Für ein Microsoft-365-Postfach brauchen Sie nur Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort, den Rest findet Outlook selbst. Bei Postfächern anderer Anbieter, meist per IMAP, kommen die Serverdaten dazu.
Welches Outlook haben Sie?
Unter Windows gibt es zwei Versionen. Hat Ihr Outlook oben links das Menü „Datei“, ist es das klassische Outlook aus Microsoft 365 oder Office. Fehlt „Datei“ und oben rechts sitzt ein Zahnrad, ist es das neue Outlook, das auf vielen Windows-11-PCs schon vorinstalliert ist.
Neues Outlook
Konto hinzufügen
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad für die Einstellungen, dann auf „Konten“, „E-Mail-Konten“ und „Konto hinzufügen“.
Adresse eingeben
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Weiter“. Bei Microsoft 365 folgen das Passwort und die Bestätigung in der Authenticator-App.
Bei IMAP: Serverdaten
Findet Outlook die Einstellungen nicht selbst, wählen Sie IMAP und tragen die Serverdaten ein, siehe unten.
Gut zu wissen: Das neue Outlook holt Postfächer anderer Anbieter standardmäßig über die Microsoft-Cloud ab. Dabei landen eine Kopie Ihrer Mails und Ihre Zugangsdaten bei Microsoft, nach Angaben von Microsoft verschlüsselt. Für Firmen- und Praxispostfächer, die nicht in Microsoft 365 liegen, nehmen Sie deshalb besser das klassische Outlook.
Klassisches Outlook
Konto hinzufügen
Klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Konto hinzufügen“.
Adresse eingeben
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Verbinden“. Bei Microsoft 365 folgen Passwort und Bestätigung, danach klicken Sie auf „Fertig“. Beim ersten Mal lädt Outlook alle Mails herunter, bei großen Postfächern dauert das eine Weile.
Bei IMAP: manuell einrichten
Klicken Sie vor dem Verbinden auf „Erweiterte Optionen“, setzen Sie den Haken bei „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“ und wählen Sie IMAP. Dann tragen Sie die Serverdaten ein.
Serverdaten für IMAP
Die genauen Daten nennt Ihnen Ihr Anbieter. Liegt Ihr Postfach bei uns, schicken wir sie Ihnen. Meistens sieht es so aus:
| Einstellung | Üblicher Wert |
|---|---|
| Posteingang (IMAP) | Server laut Anbieter, Port 993, Verschlüsselung SSL/TLS |
| Postausgang (SMTP) | Server laut Anbieter, Port 465 mit SSL/TLS oder Port 587 mit STARTTLS |
| Benutzername | meist die vollständige E-Mail-Adresse |
| Anmeldung am Postausgang | mit denselben Daten wie beim Posteingang |
POP3 statt IMAP nehmen Sie nur, wenn es einen Grund dafür gibt. Bei POP3 lädt jedes Gerät die Mails für sich herunter, Ordner und gelesene Mails werden nicht abgeglichen. Am Handy fehlt dann, was am PC längst abgelegt ist.
Gemeinsame Postfächer wie info@
Freigegebene Postfächer in Microsoft 365 schalten wir für die Mitarbeiter frei, die sie brauchen. Im klassischen Outlook erscheinen sie danach meist von selbst, manchmal erst nach einem Neustart von Outlook. Fehlt eins, schreiben Sie uns kurz, welches.
Und am Handy?
Für Microsoft-365-Postfächer nehmen Sie am besten die App „Microsoft Outlook“ aus dem App Store oder von Google Play: Adresse eingeben, anmelden, in der Authenticator-App bestätigen.
Stand: November 2026. Microsoft ändert die Oberflächen ab und zu, die Schritte bleiben im Kern gleich.